Que vous soyez une personne étudiante ou personne diplomée, il est possible de corriger ou de modifier le nom légal ou la mention de sexe se trouvant dans votre dossier étudiant. Étant donné que celui-ci est lié par votre code permanent à votre dossier au ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur, les informations doivent donc être identiques.
SOUMETTRE UNE DEMANDE
Votre dossier étant maintenant inactif, vous devez faire vos démarches auprès du Ministère directement.
Personne née au Québec, vous devez fournir :
- le certificat de changement de nom, émis par le Directeur de l'état civil
- votre ancien ou votre nouveau certificat de naissance, émis par le Directeur de l'état civil
Personne née à l’extérieur du Québec, mais au Canada, vous devez fournir :
- votre certificat de changement de nom
- votre ancien et votre nouveau certificat de naissance de votre province
Personne née à l'extérieur du Canada, vous devez fournir :
- votre ancien certificat de naissance
- votre document d’immigration avec votre nouvelle identité, ou
- la Demande de modification de la Fiche relative au droit d'établissement ou de la Confirmation de résidence permanente, approuvée par un agent d'immigration ainsi que votre document d’immigration avec votre ancienne identité
Notez que votre certificat de naissance doit contenir :
- votre nom;
- votre prénom et vos autres prénoms s’il y a lieu
- votre date de naissance;
- votre sexe;
- les nom et prénom de votre père;
- les nom et prénom de votre mère;
- votre ville de naissance;
- votre province (si vous êtes né au Canada) ou votre pays (si vous êtes né à l'extérieur du Canada)
Veuillez également fournir une demande signée pour obtenir vos nouveaux documents.
https://formulaires.education.gouv.qc.ca/dev_ti/618_recherche_modification_code_permanent/fr
Celle-ci doit contenir votre adresse et votre numéro de téléphone.
Vous devez faire parvenir, au ministère, des copies de vos documents originaux par courrier postal ou par télécopieur.
Ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur
Service de la Gestion de l'identité - Ariane
1035, rue De La Chevrotière, 23e étage
Québec (Québec) G1R 5A5
Télécopieur : 418 646-3163
Pour plus de détails, visitez http://www.education.gouv.qc.ca/references/services-en-ligne/obtenir-ou-modifier-un-code-permanent.
Lorsque le tout sera modifié au MEQ, veuillez nous contacter en nous transmettant le formulaire de modification de nom au dossier étudiant (.pdf) ainsi que le courriel de confirmation du Ministère.
SOUMETTRE UNE DEMANDE
Vous devez remplir le formulaire de modification de nom au dossier étudiant (.pdf) et nous fournir une copie de votre document légal selon votre statut au Canada
Pièces justificatives à fournir selon votre statut*
Personne québecoise
- Certificat de naissance et/ou certificat de changement de nom du Directeur de l’état civil
Personne canadienne
- Carte de citoyenneté (recto verso) ou un certificat de naissance canadien
Personne résidente permanente
- Carte de résidence permanente (recto verso) ou confirmation de résidence permanente (IMM 1000 ou IMM 5292 ou IMM 5688)
Personne étudiante internationale
- Permis de séjour pour études ou permis de travail ou permis de visiteur
* En plus de votre preuve de statut, veuillez nous fournir une preuve d’utilisation courante, soit un permis de conduire valide ou une carte d’assurance maladie (RAMQ), si possible.
Le nom inscrit à votre dossier étudiant est celui qui apparaîtra sur votre diplôme, votre relevé de notes, vos factures, votre Moodle et vos reçus d’impôts.
Notez que si l’information inscrite dans votre dossier étudiant ne concorde pas avec l’information de votre document légal, l’information de votre dossier étudiant sera modifiée afin de correspondre au document légal. Il est de la responsabilité des étudiants de faire les démarches nécessaires auprès des autorités qui ont délivré vos documents légaux afin de procéder aux corrections de ceux-ci, s’il y a lieu.
Pour toute information, veuillez vous adresser à : registraire-codepermanent@polymtl.ca