Programme d'échanges internationaux

3. Planifier votre départ

partez l'esprit tranquille!

Vivre à l'étranger pour 4, 8 ou 24 mois est une aventure qui demande une bonne planification.

Assurance, visa, logement, finances, culture: vous êtes responsables de vous renseigner sur ces sujets et de vous préparer adéquatement avant votre départ.

Vous trouverez sous cette section des informations et des ressources utiles pour vous guider.

 

Atelier prédépart obligatoire

Voici les sujets couverts lors de l'atelier prédépart

  • Santé et sécurité à l'étranger
  • Assurances santé voyage
  • Adaptation culturelle
  • Adaptation académique
  • Démarches administratives 
  • Partage d'expériences avec des anciens participants

QUAND?

  • Au mois de mars pour les départs au trimestre d'automne 
  • Au mois de septembre pour les départs au trimestre d'hiver

La participation est obligatoire. L'atelier dure trois heures. S'il vous est impossible d'y participer, vous devez contacter l'équipe du programme d'échanges.

Exigences de Polytechnique
  • Remplissez le formulaire d'acceptation des risques lorsqu'il vous sera transmis. 
  • Confirmez votre inscription pour le ou les trimestres où vous serez en échange, à l'intérieur des périodes prévues à cet effet. Ne sélectionnez pas de cours, car vous réserveriez inutilement une place dans un cours offert à Polytechnique. 
  • Au besoin, suite à votre arrivée à destination, modifiez votre contrat d'études à l'intérieur des périodes prévues à cet effet. Pour connaitre la marche à suivre et les dates à respecter pour modifier votre contrat d'études, référez-vous au Guide pour les contrats d'études.
  • Consultez régulièrement votre courriel de Polytechnique.
  • Payez vos droits de scolarité à Polytechnique avant la date limite, même lorsque vous êtes à l'étranger.
Autorisations de séjour

Les demandes de passeport et d'autorisation de séjour pour études (visas, permis) sont votre responsabilité. Ces demandes doivent être entammées dès la réception de votre lettre d'admission de la part de votre université d'accueil. Les documents exigés peuvent variés selon votre citoyenneté et la durée de votre séjour. 

  • Vérifiez auprès du consulat ou de l'ambassade de votre pays d'accueil combien de temps votre passeport doit être valide après la fin de votre séjour dans le pays où vous vous rendez. 
  • Vérifiez auprès du consulat ou de l'ambassade de votre pays d'accueil quel type d'autorisation de séjour est nécessaire pour étudier dans ce pays.
  • Vérifiez auprès du consulat ou de l'ambassade de votre pays d'accueil quels sont les documents à soumettre pour obtenir l'autorisation de séjour requise et quels sont les délais de traitement.
  • Certaines universités d'accueil se chargent de la demande d'autorisation de séjour pour vous. Suivez les instructions qui vous sont transmises, s'il y a lieu.
  • Prenez des photos de ces documents importants et envoyez-les par courriel à un proche ainsi qu'à vous-même. 

Lien utile: trouvez les coordonnées du consulat ou de l'ambassade de votre pays d'accueil au Canada

 

Sécurité à l'étranger

Vous êtes responsable d'assurer votre sécurité pendant votre séjour d'études à l'étranger.

  • Avant votre départ ainsi que pendant votre séjour, consultez les conseils aux voyageurs et les avertissements émis par le Gouvernement du Canada pour votre pays de destination. 
  • Inscrivez-vous au registre des canadiens à l'étranger ou, si vous n'êtes pas canadiens, au registre destiné aux voyageurs de votre pays d'origine.
  • Enregistrez les numéros suivants dans votre téléphone, conservez-en une copie avec vous et envoyez-vous une copie par courriel.
    • Numéro de téléphone local à joindre en cas d'urgence (police, ambulance, pompier)
    • Numéro de téléphone d'urgence à l'université d'accueil
    • Coordonnées des bureaux gouvernementaux qui offrent des services consultaires dans votre pays d'accueil. Si vous n'êtes pas canadiens, procurez-vous les coordonnées des bureaux offrant des services consulaires aux ressortissants de votre pays de citoyenneté. 
    • Coordonnées pour obtenir une assistance consulaire d'urgence de la part du gouvernement du Canada.
  • Informez toujours un proche de vos déplacements et de votre itinéraire de voyage.
Santé à l'étranger
  • Au besoin, visitez une clinique santé-voyage au minimum six semaines avant votre départ pour vous faire vacciner.
  • Au besoin, consultez votre médecin avant votre départ pour faire un bilan de santé et pour obtenir des prescriptions pour la durée totale de votre séjour.
  • Transportez toute médication dans son contenant d'origine, accompagnée des prescriptions associées.
  • Péparez une trousse de santé pour le voyage.

Lien utile: consultez le site du gouvernement du Canada pour vous informer des risques pour la santé des voyageurs et des mesures de protection à prendre.

Assurances

Vous êtes responsable de souscrire à une assurance voyage santé et frais médicaux d’urgence pour toute la durée de votre séjour à l'étranger.

  • L'assurance devrait couvrir minimalement:
    • les hospitalisations et les soins médicaux d'urgence;
    • l'évacuation médicale vers le Canada ou vers l'établissement le plus proche offrant les soins de santé appropriés;
    • rapatriement en cas de décès et frais associés à un décès à l'étranger.
  • Validez auprès de la compagnie d’assurance voyage si la couverture offerte comporte des exclusions ou des limitations en raison d’avertissement de voyage du gouvernement du Canada pour les régions où vous séjournerez ou en raison de la nature des activités que vous réaliserez. Le cas échéant, souscrivez à une assurance pour risques spéciaux afin d’obtenir une couverture adéquate.
  • Demandez à l’assureur d’expliquer la définition d’une affection médicale préexistante dans le cadre de votre police d’assurance ainsi que les limitations et restrictions qui peuvent s’appliquer en fonction des examens et des traitements que vous avez eus.
  • Dans le cas où le pays du séjour est votre pays de résidence habituel, une assurance voyage n’est pas requise. Il est cependant de votre responsabilité d’entreprendre les démarches nécessaires pour vous assurer de pouvoir bénéficier d’un régime de protection adéquat pour la durée de votre séjour, qu’il s’agisse du régime de sécurité sociale gouvernemental ou d’une protection privée.
  • Conservez une copie de votre contrat d’assurance et des numéros à joindre dans votre bagage et envoyez-vous une copie par courriel. 
  • Les étudiants partant pour une période de plus de six mois dans l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre) doivent aviser la RAMQ qu'ils séjourneront à l'extérieur du Québec et fournir la preuve qu'ils sont inscrits à temps plein à l'université pendant cette période.

Où pouvez-vous obtenir une assurance voyage santé et frais médicaux d’urgence?

  • La RAMQ rembourse une partie des frais médicaux reçus dans certains pays avec lesquels le Québec a une entente en matière de sécurité sociale. Toutefois, le remboursement n'est jamais complet et il est nécessaire de soucrire à une assurance voyage santé qui inclus l'ensemble des éléments ci-haut mentionnés.
  • L'Alliance pour la santé des étudiants au Québec (ASEQ) propose par l'intermédiare de l'AEP et de l'AECSP une assurance voyage complète pour les échanges internationaux. Les 120 premiers jours du voyage précédant le programme ou le stage et les 120 premiers jours après le programme ou le stage sont couverts.
  • L'Assurance santé hospitalisation des étudiants étrangers propose aux étudiants internationaux déjà couverts sous ce régime une assurance voyage pour un séjour en échange d'un maximum de 120 jours.
  • Vous pouvez aussi souscrire à une assurance santé voyage auprès d'un courtier d'assurance ou d'une agence de voyages. Vous pourriez aussi bénéficier de la couverture d'assurance souscrite par vos parents. Dans ce cas, assurez-vous d'avoir une confirmation écrite de l'assureur comme quoi la couverture inclut la durée totale de votre séjour à l'étranger.

Lien utile: pour plus d'information au sujets des assurances santé voyage, consultez le site du gouvernement du Canada.

Préparation culturelle et linguistique
  • Informez-vous sur la culture, les styles de communication, l'histoire et les religons dans votre pays d'accueil. Les "aperçus-pays", une ressource proposée par le Centre d'apprentissage interculturelle du Gouvernement du Canada, vous permettent d'obtenir des réponses à vos questions d’ordre interculturelles d’un point de vue local et un d’un point de vue canadien.
  • Portez une attention particulière à la section lois et coutumes de l'avertissement officiel aux voyageurs émis pour votre pays de destination.
  • Participez aux activités organisées PolyExplore, un comité de Polytechnique dont l'un des buts est de créer des liens entre les nouveaux étudiants internationaux et les étudiants locaux.
  • Inscrivez-vous à l'un des cours de langue offert à Polytechnique par l'entremise de l'AEP ou à un cours de langue offert à l'Université de Montréal.
  • Participez à l'atelier prédépart pour découvrir les phases typiques de l'adaption culturelle et apprendre des stratégies d'adaptation.

 

 

Logement
  • La plupart des universités d'accueil proposent des chambres en résidence aux étudiants internationaux. Toutefois, la demande exède souvent l'offre.
  • Visitez le site internet de votre université d'accueil pour obtenir des informations sur les coûts et les types de logements offerts sur le campus.  
  • Suivez sans délais les instructions de votre université d'accueil pour l'obtention d'une chambre en résidence, si tel est votre souhait.
  • Vous pouvez aussi choisir de louer un logement dans le marché privé, seul ou en colocation. Renseignez-vous alors sur la législation en matière de contrat de location dans le pays d'accueil et assurez-vous de visiter le logement avant de vous engager.
Finances
  • Préparez un budget pour la durée totale de votre séjour en incluant un montant suffisant pour les imprévus et les urgences.
  • Prévoyez de l'argent liquide dans la devise locale pour subvenir à vos besoins les premiers jours.
  • Renseignez-vous sur le système bancaire dans le pays d'accueil et sur les meilleures façons de retirer de l'argent.
  • Prévoyez le paiement de vos factures pendant votre absence et, au besoin, le remplissage de votre déclaration de revenus.
  • Informez votre institution financière de votre départ et, au besoin, faîtes une procuration pour qu'un proche puisse avoir accès à votre argent. 
Soutien individualisé
  • Un membre de l'équipe du Programme d'échanges est disponible pour discuter de vos préparatifs de séjour et répondre à vos questions. Contactez-nous pour prendre un rendez-vous. 
  • Les anciens participants au Programme d'échanges sont une source d'information inestimable pour donner des conseils spécifiques à votre destination. Leurs courriels figurent dans leurs rapports de séjour, sous l'établissement concerné du moteur de recherche des destinations d'échanges, s'ils ont acceptés d'être contacté.
  • Des étudiants internationaux en échange et en double diplôme à Polytechnique proviennent peut-être de votre université d'accueil! Contactez l'équipe du Programme d'échanges si vous souhaitez être mis en lien avec eux.