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Comment communiquer professionnellement dans un monde de plus en plus virtuel?

7 octobre 2020

Pour votre recherche d’emploi ou simplement pour le développement de votre carrière

(English below)

Avant 2020, les entrevues d’embauche ou les réunions de travail par Skype (ou autre) étaient déjà des pratiques courantes dans le milieu professionnel. Mais depuis mars, par la force des choses, nous avons collectivement développé l’utilisation d’outils de communication virtuels tous azimuts. Qui aurait imaginé en septembre 2019 que les Journées Carrières de Polytechnique 2020 seraient virtuelles? Et pourtant, cela a fonctionné! Cet événement de réseautage a permis à des étudiant.e.s et des employeurs potentiels d’interagir et de nouer des contacts professionnels.

L’événement a été un beau succès, avec la participation de près de 90 employeurs et de plus de 1200 étudiants. Le Service des stages et emplois tient à remercier le CLÉE (le Comité de Liaison Étudiants/Entreprises de Polytechnique), sous la présidence de Laurinda Tchouanga, de l’organisation de ces premières Journées Carrières virtuelles de Polytechnique Montréal.

«Malgré les bouleversements actuels, nous devons continuer d’avancer et de communiquer», écrit Nana Lee, directrice du développement professionnel des diplômés et professeure adjointe aux départements de biochimie et d’immunologie à l’Université de Toronto, dans l’article «Des communications professionnelles dans un monde virtuel», paru en août 2020 dans la revue Affaires universitaires.

En effet, nous devons développer de nouvelles habitudes et de nouveaux codes de communication. Il est important de prendre le temps de réfléchir à la façon de préparer nos rencontres virtuelles, que ce soit avec un employeur lors d’une entrevue d’embauche, avec des collègues de travail ou des étudiant.e.s. Pour vous aider à le faire, nous vous invitons à lire l’article de madame Nana Lee.

Faites fructifier votre activité de réseautage

En plus des conseils prodigués dans la revue Affaires universitaires, voici nos conseils pour faire fructifier votre activité de réseautage suite à votre participation à des journées carrières ou autre.

1. Organisez vos données.
  • Vous avez collecté des informations, des noms, des données? Organisez-les pour pouvoir vous y référer facilement (dans Excel, par exemple).
  • Notez également les dates auxquelles vous avez communiqué avec des employeurs (ou communiquerez à l’avenir), ainsi que les dates d’envoi de votre candidature, de vos suivis, etc. Vous y gagnerez en efficacité.
2. Faites un suivi avec les employeurs avec qui vous avez clavardé.
  • Transmettez un mot de remerciement aux personnes avec qui vous avez interagi, par LinkedIn, courriel ou téléphone, selon ce qui vous semble le plus approprié. Aidez-les à vous situer en rappelant le contexte de vos échanges.
  • Ne tardez pas à leur envoyer votre candidature (CV et lettre adaptés à l’entreprise/au poste et vous démarquant des autres candidats), car cela démontre votre motivation. N’oubliez pas de vérifier au préalable si l’entreprise a affiché un poste sur La Ruche.
  • Après un premier contact avec un employeur lors des JC, n’hésitez pas à demander un rendez-vous ou à dire que vous restez disponible pour une future rencontre.
3. Préparez votre entrevue d’embauche dès maintenant.
  • Préparez-vous dès maintenant pour vos entrevues d’embauche. Quand l’employeur est prêt à vous recevoir, le délai est souvent court entre l’appel et le rendez-vous proposé! Consultez l’aide-mémoire L’entrevue d’embauche (.pdf) et demandez un rendez-vous en gestion de carrière si vous avez besoin d’aide pour vous préparer.

Faites le bilan de vos Journées Carrières

Maintenant que les journées carrières sont derrière vous, nous vous invitons à faire un bilan de votre expérience. Demandez-vous ce qui a bien fonctionné lors de cette activité de réseautage virtuel. Étiez-vous suffisamment préparé.e? Y a-t-il quelque chose que vous auriez souhaité faire autrement? Cet exercice d’auto-évaluation vous permettra de corriger le tir lors de vos futures rencontres avec des employeurs, que ce soit lors d’un évènement de réseautage ou en entrevue d’embauche.

 

English version

PROFESSIONAL COMMUNICATIONS IN AN INCREASINGLY VIRTUAL WORLD

Tips that apply when you’re job hunting or looking to advance your career

Before 2020, people sometimes used Skype for job interviews and work meetings, but online communication tools only became mainstream in the workplace starting in March. Just a year ago, who would have thought that Polytechnique’s 2020 Career Fair would be virtual? And yet, it was a success! The networking event allowed students and prospective employers to interact and make professional connections.

Nearly 90 employers and more than 1,200 students attended the online event. The Internships & Jobs Service would like to thank the Student-Business Liaison Committee (CLÉE), operating under its president Laurinda Tchouanga, for organizing Polytechnique Montréal’s Virtual Career Fair.

The world has changed, but we cannot let that stop us from achieving or from connecting with one another,” writes Nana Lee, Director, Graduate Professional Development & Mentorship at the University of Toronto, in an article entitled “Making professional connections in a virtual world”, published in August 2020 in the journal University Affairs.

She’s right. We’ve got to develop new communication habits and protocols. It’s important to take the time to reflect on how we plan virtual meetings, whether it’s for a job interview or simply to check in with work colleagues or fellow students. For more information on the subject, read Nana Lee’s article.

Make the most of your networking activities

In addition to the great advice found in University Affairs, we thought we’d share some helpful tips for strengthening your network after events like our Career Fair.

1. Organize your information.
  • Did you collect names, contact info and company insights? Organize this data so that you can refer to it later with ease (for example, an Excel spreadsheet could be helpful).
  • Be sure to note the date on which you spoke to each employer and indicate whether or not you agreed to touch base again in the future. It’s also wise to keep records on where you’ve applied, when you last followed up and with whom, etc. All this will help you be more efficient.
2. Follow up with the employers you chatted with.
  • Send a quick thank-you to the people you interacted with. You can use LinkedIn, email or phone, whichever seems most appropriate. Help them remember who you are by mentioning the context and highlights of your previous conversation.
  • Don’t delay in sending your application (resume and a cover letter that’s tailored to the company/position and highlights your unique strengths). Employers like to see candidates who are motivated. (Before you apply, check to see whether the company has posted any opportunities on La Ruche).
  • Whenever you connect with an employer at a career fair, be sure to ask if you can schedule an appointment or simply let them know that you’d be happy to meet with them at a later date.
3. Start preparing for job interviews today.

Now’s the time to start preparing for job interviews. When employers start the interview process, they often want to meet with candidates right away in order to fill positions quickly. Review our Job Interview checklist [aide-mémoire] (.pdf) and if you need help preparing, book an appointment with a career counsellor (information in French only, but the appointment can be set in English).

What did you learn from the Career Fair?

Now that the Career Fair is behind you, take a minute to reflect on the experience. Ask yourself what went well during the virtual networking activity. Were you adequately prepared? Is there anything you would do differently in the future? With a quick self-assessment, you’ll know what to do—or not do—before meeting with employers in the future, whether it’s for an interview or at another networking opportunity.

 

 

Sujet(s) : Recherche d'emploi/stage, Conseils-carrière, Marché du travail/tendances, Journées carrière
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